Sorting pada Exel berfungsi untuk
mengurutkan data berdasarkan field tertentu dan diurutkan secara ascending atau
descending. Ascending dapat diartikan data diurut dari urutan terkecil ke
terbesar atau A-Z, sedangkan descending sebaliknya mengurutkan data dari
terbesar ke terkecil atau Z-A. Ok kita akan mencoba sebuah worksheet
untuk menjalankan perintah sort .
2.) Data Validation
Merupakan salah satu tool pada excel yang
berguna untuk menghindari kesalahan disaat memasukkan data.
Cara untuk membuat Data Validation List yang sourcenya
berasal dari Sheet yang lain.
1. Menggunakan Define
a. Select Range yang akan dibuat List (Source)
b. Pilih Menu Insert -> Name -> Define
c. Isikan Names In Workbook, Misal : DataKu
d. Pindah ke Sheet Lain
e. Pilih Cell yang akan di buat List
f. Kemudian pilih Menu Data -> Validation
g. Pada Kolom Allow pilih List
h. Kemudian pada kolom Source isikan =DataKu
1. Menggunakan Define
a. Select Range yang akan dibuat List (Source)
b. Pilih Menu Insert -> Name -> Define
c. Isikan Names In Workbook, Misal : DataKu
d. Pindah ke Sheet Lain
e. Pilih Cell yang akan di buat List
f. Kemudian pilih Menu Data -> Validation
g. Pada Kolom Allow pilih List
h. Kemudian pada kolom Source isikan =DataKu
3.) Ms Excel
terdapat fitur atau fasilitas untuk memfilter data yaitu fasilitas Filter.
Dengan menggunakan fasilitas filter tersebut anda bisa saja dengan mudah
mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu dengan mudah dan hasilnya
juga lebih akurat. Andapun bisa saja menambahkan data baru pada baris terakhir
tanpa harus menampilkan data secara keseluruhan. Cara memfilter data di ms
excel bisa anda ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut :
- Blok kepala tabel atau judul kolom yang akan difilter. Pada gambar dibawah ini blok sel A2 sampai E2.
- Pada ribbon home, group menu editing, klik Short & Filter kemudian pilih Filter. Atau tekan Ctrl+Shift+L
- Maka pada tiap sel kepala tabel tersebut akan terlihat tanda dropdown. Klik pada salah satu sel drop down tersebut. Dalam hal ini sebagai contoh kita pilih kolom alamat, maka klik tombol drop down pada sel alamat.
- Pada text filter klik select all untuk menghilangkan semua tanda centang yang ada, kemudian pilih salah satu kategori yang akan anda filter. Sebagai contoh kita pilih Madiun, kemudian klik OK.
- Maka pada tabel yang nampak hanyalah data yang beralamatkan kota madiun saja, sedangkan data yang lain tidak muncul.
Untuk
memunculkan semua data ulangi langkah nomor 4 kemudian beri tanda centang pada
semua pilihan di text filter dan klik OK. Pada saat data difilter coba
perhatikan tanda dropdown pada sel atau kolom yang difilter akan berbeda dengan
kolom atau sel yang lain yang tidak difilter.
Adalah fasilitas penggunaan file Excel
secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama.
Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook
dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik
nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook.
Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output
sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen
yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai
lebih cepat.
Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge cell, delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat, mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.
Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.
Membuat Sharing Workbook
Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:
- Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder > Sharing and Security
- Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.
- Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Tools > Share Workbook > tab Editing.
- Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
- Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.
